Les preuves documentaires indispensables pour réussir votre audit Qualiopi

Le principe fondamental de Qualiopi

"Ce qui n'est pas tracé n'existe pas." Cette règle d'or résume l'esprit du référentiel Qualiopi. Vous pouvez avoir les meilleures pratiques du monde : si vous ne les documentez pas, l'auditeur ne peut pas les valider.

Voici la carte des preuves documentées attendues, classées par grande thématique.

Information et communication

Indicateurs 1, 2, 3 — Transparence envers les bénéficiaires

• Page web ou plaquette avec objectifs, public, prérequis, durée, modalités, tarifs
• Mention du référent handicap et de ses coordonnées
• Informations sur les suites possibles à la formation
• Taux de réussite publiés (si certification visée)

Conception et adaptation des formations

Indicateurs 4, 5, 6, 7, 8 — Personnalisation de la prestation

• Programme de formation signé ou validé (avec objectifs, contenu, méthodes, évaluation)
• Fiche de positionnement ou test de niveau initial
• Convention ou contrat de formation signé
• Attestation de fin de formation ou certificat de réalisation
• Exemples de supports pédagogiques (diaporama, exercices...)
• Preuves d'adaptation pour des publics spécifiques

Ressources humaines et matérielles

Indicateurs 9, 10, 11, 12, 13 — Moyens mobilisés

• CV à jour de chaque formateur
• Fiche de poste ou lettre de mission des formateurs
• Attestations de formation pédagogique des formateurs
• Désignation écrite du référent handicap
• Preuves de formation continue des formateurs (12 derniers mois)
• État des équipements ou locaux (si formation présentielle)

Suivi et évaluation

Indicateurs 14, 15, 16, 17, 18, 19 — Mesure des résultats

• Questionnaire de satisfaction renseigné (au moins 10 exemples récents)
• Tableau d'analyse des résultats de satisfaction (pas juste des questionnaires vierges)
• Feuilles d'émargement
• Registre des réclamations
• Preuves de traitement des réclamations (réponses, actions correctives)
• Évaluations des acquis (à chaud et/ou à froid)

Sous-traitance

Indicateur 20 — Gestion des prestataires externes

• Contrats de sous-traitance ou de prestation
• Dossiers formateurs sous-traitants (CV, qualifications)
• Preuves d'évaluation des prestations sous-traitées

Amélioration continue

Indicateurs 29, 30, 31, 32 — Progression du système qualité

• Compte-rendu de revue de direction (annuel minimum)
• Tableau de bord des indicateurs qualité
• Journal/tableau de veille réglementaire et professionnelle
• Plan d'actions correctives et préventives
• Preuves de mise en œuvre des actions correctives

Le conseil de l'expert

Pluttôt que de créer des dossiers spécifiques pour l'audit, construisez un système de gestion documentaire intégré à votre quotidien. Chaque email important, chaque compte-rendu de réunion, chaque questionnaire rempli : archivez-les systématiquement. L'audit n'est alors qu'une revue de ce que vous faites déjà.